LISTAS, ORDENAMIENTOS Y FILTROS

 

Una lista en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho también se denominan listas de base de datos.

Ordenar los datos de una lista permite visualizar de distintas formas el contenido de esta, existen basicamente dos formas de hacerlo: a traves de la barra estandar de herramientas y mediante el cuadro de dialogo ordenar.

Puede ordenar datos por texto (A a Z o Z a A), números (de menor a mayor o de mayor a menor) y fechas y horas (de más antiguos más recientes y de más recientes a más antiguos) en una o varias columnas. La mayoría de las operaciones de ordenación son ordenaciones de columnas, pero también es posible ordenar por filas.

Barra estandar de herramientas.

Entre los iconos de Autosuma e Insertar Grafico se encuentran dos botones el primero de izquierda a derecha ordena de forma ascendente y el segundo de forma descentente.

Se pueden ordenar las filas completas o solamente las celdas seleccionadas, basado en la primer columna de la selección. Desde luego, si los datos consisten en filas de hechos relacionados entre sí, ordenar por filas completas es más seguro. De otra manera, los registros pueden mezclarse fácilmente. Para hacer esto basta con situarnos en una de las celdas de la columna que vamos a ordenar, y seleccionar el boton que se ajuste a nuestro criterio.

Cuadro de dialogo Ordenar.

Usar el diálogo Ordenar es más flexible que hacerlo mediante los botones de la barra de herramientas. El diálogo permitirá seleccionar cuales columna(s) usar como base del ordenamiento. Para llegar a esta ventana debemos ubicarnos en una celda a ordenar, luego dirigirnos al menu Datos y posteriormente seleccionar la opcion Ordenar.

  

Puede establecer orden en  tres niveles, los cuales a su vez pueden ser ordenados de forma ascendente o descendente. Excel ordenará primero todas las filas que se hayan seleccionado basadas en la primera columna que haya elegido. A continuación, Excel ordena las filas que tengan los mismos valores que esa primera columna a Ordenar, usando la segunda columna que haya elegido. Por último Excel ordena las filas que tengan los mismos primeros y segundos valores de columna, usando la tercera columna que se eligió.

Ejemplo.

Se desea ordenar alfabeticamente los nombres de los siguientes alumnos.

Utilizando el boton orden ascentente los nombres quedaron de forma automatica acomodados segun los apellidos paterno y materno, sin embargo habran casos en los que sera necesario recurrir al cuadro de dialogo Ordenar, lo unico que cambiara es agregar un criterio mas para que la lista sea ordenada de forma inmediata.

Reflexion.

"Las listas permiten representar un conjunto de datos de forma rapida y sencilla, estas a su vez pueden ser manipuladas de diversas formas para visualizar su contenido conforme a las necesidades que tenga el usuario, pero en casos mas avanzados podemos usar el cuadro de dialogo Ordenar, con el que podremos enlazar los criterios que regiran la lista de datos..."